Sommaire
Connexion au back-office
Pour accéder au back-office, les gestionnaires doivent se connecter via l'interface de connexion en front-office et sélectionner le lien vers le back-office situé en haut de leur page personnelle.
Tableau de bord d'accueil
À votre arrivée dans le back-office, en tant que gestionnaire vous visualisez l'ensemble des nouvelles demandes qui n'ont pas encore été prises en charge.
Traiter une demande depuis le tableau de bord
Depuis la page du tableau de bord, cliquez sur le titre du formulaire dont vous souhaitez traiter les demandes. Le lien vous amène au listing des nouvelles demandes ainsi que celles en cours de traitement.
Dans l'exemple ci-dessus, il y a trois nouvelles demandes et une demande en cours de traitement. Les demandes closes (ex: demande refusées, demandes terminées...) sont archivées et n'apparaissent pas ici.
Traiter une demande
Vous pouvez maintenant cliquer sur l'une des nouvelles demandes afin de la prendre en charge. En suivant le lien vous voyez apparaître une page de récapitulatif de la demande de l'usager suivie d'une liste d'options. Ces options peuvent varier suivant le circuit de validation de la demande. Ici nous intervenons sur un circuit de validation standard mais le principe reste le même.
Ajouter un commentaire
Lorsqu'une demande est commentable un cadre de saisie est présent juste au dessus des options de traitements disponibles. Vous avez alors plusieurs solutions pour soumettre ce commentaire :
- Vous souhaitez simplement envoyer un commentaire à l'usager sans modifier le statut du formulaire. Il vous suffit alors de remplir la zone de saisie et de cliquer sur "Ajouter un commentaire".
- Vous souhaitez envoyer un commentaire tout basculant le formulaire dans un autre statut du workflow. Une fois la zone de saisie complétée, vous cliquez sur l'option désirée (ici "Accepter" ou "Refuser"), le commentaire sera alors joint au courriel de notification de changement de statut à l'usager.
Prendre en charge une demande
Pour faire évoluer la demande dans un statut suivant, il suffit de sélectionner l'action correspondant à l'évolution de la demande. En acceptant la demande par exemple, celle-ci passe automatiquement en statut "Accepté". Cette action est stockée dans le journal du formulaire avec l'ensemble des opérations effectuées.
On voit dans le journal q'un commentaire a été accepté et que la demande est actuellement en statut "Accepté".
Terminer une demande
Une demande est terminée lorsque le dernier stade du circuit de validation est atteint. Dans un circuit simple les deux possibilités de fin de prise en charge sont :
- Terminer : la demande a été traitée est ainsi close
- refuser : la demande n'est pas recevable et est donc refusée.
De la même manière que dans l'étape précédente, il suffit de valider l'action correspondante dans les options disponibles. Les actions peuvent être accompagnées d'un commentaire si cela est utile.
Onglet "Formulaires"
L'onglet "Formulaires" permet d'accéder à la liste des formulaires sur lesquels vous posséder les droits. En sélectionnant un des formulaires parmi la liste vous accéder aux listings et statistiques du formulaire.
Listings et export csv
Un listing de l'ensemble des demandes archivées est accessible directement dans l'interface. Des filtres permettent de trier l'historique par colonne.
Formulaires en attentes
C'est un raccourci vers l'onglet "formulaires en attente" (voir section suivante).
Statistiques
Les statistiques sont de deux types et sont disponibles en fonction des champs paramétrés dans le formulaire :
- Elles servent à quantifier le volume de demandes effectuées sur le formulaire et leur répartition par statuts. Elles permettent également de connaitre les délais moyens de prise en charge et de résolution des demandes.
- Elles présentent sous forme graphique les taux de réponse au différentes questions fermées (listes, cases à cocher...).
Onglet "Formulaires en attente"
Cette onglet vous dirige vers la listes des demandes en attente ou en cours de traitement classées par formulaires et statuts.
F.A.Q
"Lorsque j'arrive sur le tableau de bord du back-office aucune demande n’apparaît."
- Aucune nouvelle demande n'a été soumise depuis votre dernière connexion, cliquez sur l'onglet "Formulaires en attentes" pour vérifier si des demandes sont en cours de traitement.
- Il est possible que vous ne disposiez pas des droits adéquats pour accéder aux demandes dont vous avez la charge. Prenez contact avec l'administrateur de la solution au sein de votre organisation afin qu'il vous attribue les droits nécessaires.
"Qui visualise les commentaires saisis dans le back-office"
- Les commentaires saisis dans le back-office par les gestionnaires sont destinés aux usagers. Les usagers pourront visualiser ce commentaire en visitant l'historique de leur demande. Il reçoivent également une copie du commentaire par courriel.